Privacybeleid

Scouting Abel Tasman Groep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Abel Tasman Groep. 

Wat zijn persoonsgegevens? 

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens

Van wie verwerkt Scouting Abel Tasman Groep persoonsgegevens?

Scouting Abel Tasman Groep verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van: 

Jeugdleden en vrijwilligers van de bij Scouting Abel Tasman Groep aangesloten organisatieonderdelen (speltakeenheden, besturen etc.) 
Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting Abel Tasman Groep of ooit een lidmaatschap hebben gehad 
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (verhuur aan externe)

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle organisatieonderdelen van Scouting Abel Tasman Groep laten hun persoonsgegevens verwerken in Scouts Online (SOL), de administratieve applicatie van Scouting Abel Tasman Groep en de daaraan gerelateerde applicaties. De organisatie(s) waarvan je lid bent of een relatie mee hebt binnen Scouting Abel Tasman Groep, verwerken je persoonsgegevens door de gegevensbeheerder. Zelf kun je dit ook, nadat je bent geregistreerd. Zo zal in geval van een jeugdlid de Scouting Abel Tasman Groep waarvan hij of zij lid wordt, zorg moeten dragen voor de juiste registratie in Scouts Online (SOL).

Waarvoor verwerkt Scouting Abel Tasman Groep persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Scouting Abel Tasman Groep of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. 

Als je eenmaal lid of relatie van Scouting Abel Tasman Groep bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. 

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep, regio of vanuit Scouting Nederland. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken, indien dit mogelijk is. Is dit niet mogelijk, meld dit dan per mail aan de afzender. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie enzovoorts.

Verwerkt Scouting Abel Tasman Groep ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. 

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat Scouting Abel Tasman Groep heeft gemaakt ten behoeve van versnaperingen of de aanpak tijdens een opkomst of een evenement. Scouting Abel Tasman Groep controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen. 

Hoe gaat Scouting Abel Tasman Groep met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

·       Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in Scouts Online (SOL) met je account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap met Scouting Abel Tasman Groep, terug vinden en bewerken. 

Daarnaast kan het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, je gegevens inzien. Binnen een speleenheid, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de speleenheid en/of het organisatieonderdeel, kan je gegevens – net als jijzelf – muteren. Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld een regio of steunpunt) en het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. 

·       Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Scouting Abel Tasman Groep 

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Scouting Abel Tasman Groep kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen. 

·       Hoelang worden mijn gegevens bewaard? 

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Scouting Abel Tasman Groep gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. 

Kan ik zien welke gegevens Scouting Abel Tasman Groep van mij verwerkt? 

Door in te loggen in Scouts Online (SOL) met je account kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met Scouting Abel Tasman Groep, terug vinden en bewerken. 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? 

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Abel Tasman Groep kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Abel Tasman Groep via privacy@scouting-julianadorp.nl.

Wijzigingen privacy beleid 

Scouting Abel Tasman Groep behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid van Scouting Abel Tasman Groep geregeld te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via www.scouting-julianadorp.nl/sociale-veiligheid.